Штатное расписание в 2026 году: обязательно ли, кто утверждает, как вносить изменения
Материал ПдПро
Если у вас есть хотя бы один работник по трудовому договору, штатное расписание нужно. По нему определяют должность и трудовую функцию в договоре, фиксируют оклады и ставки, вводят новые должности и оформляют сокращение. Отдельной фразы «работодатель обязан составить штатное расписание» в Трудовом кодексе нет, но статьи 15 и 57 называют его частью трудовых отношений. Поэтому без этого документа договор и кадровые решения собирать труднее, а в споре с работником слабее.
Форма Т-3 при этом необязательна. Можно использовать её как основу или сделать собственный документ с теми же сведениями. Ниже — что именно написать, кому это нужно и как не перепутать изменение штатного с изменением трудового договора.
В статье
- Обязательно ли штатное расписание: короткий ответ
- Кому нужно: ООО, ИП, микропредприятие и один работник
- Что писать в штатном расписании
- Форма Т-3 и названия должностей: что обязательно, а что нет
- Кто утверждает и куда направлять документ
- Как вносить изменения в штатное расписание
- Сокращение должности: почему без штатного не доказать
- Как сделать штатное расписание в ПдПро
- Частые вопросы
- Итог
Обязательно ли штатное расписание: короткий ответ
Да, работодателю оно нужно на практике, хотя закон не ставит это отдельной командой.
Статья 15 ТК описывает трудовые отношения через личное выполнение работником трудовой функции — работы по должности в соответствии со штатным расписанием. Статья 57 повторяет это при описании обязательного условия трудового договора. Значит, штатное — не справочник для бухгалтера, а документ, с которым сверяются договоры работников.
Определить, какие документы нужны вашему бизнесу помимо штатного, поможет бесплатная анкета по кадровым документам: она учитывает численность, форму работодателя и условия работы.
У документа есть ещё одна функция: он фиксирует, какие должности и сколько ставок существуют у работодателя. Когда появляется новая должность, её вносят в штатное. Когда должность сокращают, по штатному доказывают, что решение было реальным, а работника не уволили просто по названию из договора.
Проверочные листы ГИТ тоже используют штатное как точку сверки. Например, у ИП спрашивают, указана ли в трудовом договоре трудовая функция по должности в соответствии со штатным расписанием. Сам лист не создаёт новую обязанность, но показывает, какие документы будут сопоставлять при проверке.
Кому нужно: ООО, ИП, микропредприятие и один работник
ООО с работниками. Штатное собирают с первого работника, включая директора, если он оформлен по трудовому договору. Даже если в компании один человек и одна ставка, документ состоит из одной строки: должность, количество единиц, оклад и дата введения.
ИП с работниками. Организационно-правовая форма не меняет задачу. Если предприниматель нанял продавца, помощника или бухгалтера по трудовому договору, должность и условия записывают по тем же правилам. У ИП это может быть один лист без подразделений и сложной структуры.
Микропредприятие с типовым трудовым договором. Микропредприятие вправе заменить некоторые локальные акты типовым договором по постановлению № 858, но эта форма штатное расписание не заменяет. Поэтому позиция ПдПро: штатное нужно и в этом случае.
ИП без работников. Если человек работает один и никого не нанимает по трудовому договору, штатное ему не нужно: нет ни должностей работников, ни ставок, ни договоров, которые надо с ним сверять. С появлением первого работника документ появляется и у него.
Что писать в штатном расписании
Минимальный рабочий набор — реквизиты работодателя, дата введения, перечень должностей, количество ставок и оплата. За основу можно взять графы формы Т-3.
| Графа | Что указать |
|---|---|
| Структурное подразделение | Отдел, магазин, склад, филиал. Если структуры нет — оставьте пустым или напишите «без подразделений» |
| Должность, профессия, специальность | Название, которое будет совпадать с трудовым договором; при наличии — разряд, класс или категория квалификации |
| Количество штатных единиц | Целое число или доля ставки: 1, 2, 0,5 |
| Оклад или тарифная ставка | Сумма за месяц либо ставка за выбранный период |
| Надбавки и доплаты | Те выплаты, которые закреплены за должностью |
| Всего в месяц | Итог по строке с учётом ставки и надбавок |
| Дата введения | С какого дня действует эта редакция документа |
На форме Т-3 есть также номер и дата документа, период, общее количество единиц и подписи ответственных, включая главного бухгалтера при его наличии. Это полезный ориентир для собственной формы, а не обязательный для всех набор полей.
Если делаете собственную форму первичного учётного документа, сохраните обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ: название, дату составления, работодателя, содержание и измерители факта хозяйственной жизни, должности ответственных за оформление и их подписи с расшифровкой. Электронный документ подписывается электронной подписью (ч. 5 ст. 9).
Оклад в штатном нельзя рассматривать отдельно от минимальной зарплаты. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 ₽. Месячная зарплата работника, который полностью отработал норму времени и выполнил нормы труда, не может быть ниже неё; в регионе может действовать более высокий минимум. Для неполной ставки сумму считают пропорционально отработанному времени.
Штатное не включает в себя правила обработки персональных данных работников. Это отдельный комплект документов: положение, ознакомление и согласия. Что входит в него, разобрано в статье об обработке персональных данных сотрудников.
Форма Т-3 и названия должностей: что обязательно, а что нет
Форма Т-3 из постановления Госкомстата № 1 — удобный образец, но не обязательный стандарт для каждого работодателя. С 1 января 2013 года формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта (ст. 9 ч. 4 закона № 402-ФЗ). Поэтому можно оставить привычную таблицу Т-3 или собрать свою.
Свобода формы не означает, что названия должностей всегда произвольны. Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, её наименование должно соответствовать справочникам или профессиональным стандартам — это требование ст. 57 ТК. Если компенсаций, льгот и ограничений нет, можно использовать рабочее название из практики компании. Главное, чтобы оно совпадало в штатном расписании и трудовом договоре.
Например, «менеджер по работе с клиентами» в обычной компании допустимо. Не нужно переименовывать должность только потому, что в классификаторе нашёлся другой вариант. А вот при вредных условиях труда или специальных льготах название уже проверяют по соответствующим справочникам.
Кто утверждает и куда направлять документ
Штатное расписание утверждает работодатель или его руководитель. Обычно это делают приказом: в шапке документа пишут «Утверждено приказом № … от …». В пакете ПдПро эти реквизиты подставляются из анкеты.
Документ внутренний. Заранее направлять его в ГИТ, налоговую, администрацию или другую организацию не нужно. Храните действующую редакцию у ответственного за кадровые документы, а при проверке или споре покажите её вместе с трудовыми договорами.
Не путайте этого ответственного с ответственным за обработку персональных данных. Второй назначается по отдельным правилам — кого назначить и что он делает, разобрано отдельно.
Как вносить изменения в штатное расписание
Сначала определите, что именно меняется: структура работодателя или условия договора уже работающего человека. Индексацию окладов тоже отражают в новой редакции штатного — порядок индексации у коммерческого работодателя устанавливается локальными актами (ст. 134 ТК).
Новая должность или свободная ставка. Издайте приказ и утвердите новую редакцию штатного с датой введения. Укажите, что добавилось или что было удалено. Подписывать дополнительное соглашение с будущим работником до найма не нужно: его договор сразу заключают на новых условиях.
Новый оклад, другая должность или иной объём работы у действующего работника. Сначала оформите договорённость с ним. По соглашению сторон изменения делают письменным дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 72 ТК). После этого штатное приводят к новой редакции.
Изменение по инициативе работодателя без согласия работника. Статья 74 допускает его, только когда условия нельзя сохранить по организационным или технологическим причинам: изменении техники, технологии производства, структурной реорганизации. Менять так трудовую функцию работника нельзя. Организация уведомляет работника письменно не позднее чем за два месяца. Работодатель-физическое лицо, включая ИП, предупреждает не менее чем за 14 календарных дней (ст. 306). Если работник не согласен с новыми условиями, ему предлагают подходящие вакансии; при их отсутствии или отказе работника договор может быть прекращён по п. 7 ч. 1 ст. 77.
Приказ об изменении штатного не заменяет эти шаги. Он фиксирует структуру работодателя, а согласия, дополнительные соглашения и уведомления остаются отдельными документами.
Сокращение должности: почему без штатного не доказать
При сокращении численности или штата работодатель должен показать, какая ставка исчезает. Для этого сравнивают старую и новую редакции штатного расписания. Если документа нет или должность в нём не меняется, работник может оспорить, что сокращение вообще произошло.
Само увольнение по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК требует отдельной процедуры:
- В организации работника предупреждают персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180).
- Предлагают другую имеющуюся работу — вакантную должность, соответствующую его квалификации, либо нижестоящую или нижеоплачиваемую работу, которую он может выполнять с учётом здоровья (ст. 81 ч. 3, ст. 180 ч. 1).
- При выборе, кого оставить на работе, учитывают преимущественное право работников с более высокой производительностью труда и квалификацией, а при равных показателях — обстоятельства из ст. 179.
- Оформляют новую редакцию штатного и остальные документы процедуры. При наличии профсоюза и в установленных случаях учитывают и его участие.
О решении письменно сообщают выборному профсоюзному органу при его наличии: не позднее чем за два месяца, а при возможном массовом увольнении — за три месяца до начала мероприятий (ст. 82). Службу занятости информируют по ч. 4 ст. 53 закона № 565-ФЗ: организация — не позднее чем за два месяца, ИП — не позднее чем за две недели; при возможном массовом увольнении — за три месяца. Работнику при сокращении также полагаются выходное пособие и выплаты на период трудоустройства по ст. 178 ТК.
У работодателя-физического лица, включая ИП, сроки предупреждения и компенсации определяются трудовым договором (ст. 307). При договоре на срок до двух месяцев предупреждение — не менее чем за три календарных дня (ст. 292), у сезонного работника — за семь (ст. 296). Организация вправе расторгнуть договор раньше с письменного согласия работника, выплатив дополнительную компенсацию пропорционально оставшемуся сроку (ст. 180 ч. 3).
Пропускать сроки и документы нельзя. Ошибка в процедуре может закончиться спором о восстановлении и оплате времени вынужденного прогула. Поэтому сокращение начинают не с записи «должности больше нет», а с проверки штатного и документов работника.
Как сделать штатное расписание в ПдПро
Есть два пути.
Взять бланк в пакете кадровых документов. Он уже построен по графам Т-3: реквизиты, должности, ставки, оклады, надбавки и итоги. Подходит, если штатное нужно заполнить один раз и дальше вести в редакторе документов.
Собрать в конструкторе в личном кабинете. Должность можно выбрать из справочника ОК 016-2025 или вписать своими словами. Код ОКЗ подставляется автоматически, а количество единиц, оклад и надбавки задаются по строке. Каждое сохранение с изменениями создаёт новую редакцию; начиная со второй, конструктор готовит и приказ о внесении изменений.
Менять штатное можно, пока действует лицензия. Сохранённые редакции остаются доступными для скачивания и после её окончания. Конструктор входит в пакет кадровых документов за 5 980 ₽ без отдельной доплаты.
Частые вопросы
Нужно ли штатное расписание, если в ООО работает только директор? Если директор оформлен по трудовому договору, да. Документ будет состоять из одной должности и одной ставки. Если трудовых работников нет, штатное не нужно.
Надо ли утверждать штатное заново каждый год? Отдельной ежегодной обязанности нет. Новую редакцию утверждают, когда меняются должности, ставки, оклады или структура. На новый год можно оставить прежнюю редакцию, если ничего не изменилось.
Можно ли вести штатное в Excel? Да, если в нём есть нужные сведения, а руководитель может утвердить документ в выбранной форме. Важно сохранять дату и историю изменений, чтобы в споре было видно, какая редакция действовала.
Нужна ли форма Т-3 для ИП? Нет. ИП может использовать Т-3 как готовый ориентир или собственную форму. Требование к содержанию важнее названия формы: должность, ставка, оплата и дата введения должны читаться однозначно.
Что делать, если работники на удалёнке? Трудовые отношения сохраняются, поэтому штатное тоже нужно. В нём указывают должности и ставки независимо от того, где человек работает.
Итог
Штатное расписание нужно каждому работодателю с работниками: ООО, ИП и микропредприятию. Оно связывает договор с реальной структурой должностей, фиксирует оплату и позволяет корректно проводить изменения и сокращения. Форму можно взять из Т-3 или сделать свою, а менять документ надо не только на бумаге, но и через соглашения и уведомления, когда затронуты работники. Какие кадровые документы нужны именно вам, покажет бесплатная анкета ПдПро.