Воинский учёт в организации с нуля: пошаговая инструкция на 2026 год

Вести воинский учёт обязана каждая организация — Положение о воинском учёте (постановление Правительства № 719) не устанавливает никакого порога по численности: обязанность возникает с первого работника, подлежащего учёту (п. 14 Положения), а отвечает за её исполнение руководитель (п. 9). Если учёт не вели никогда — эта инструкция проводит по всем шагам: от приказа до налаженных сроков. А во сколько обходится «не вели и не знали», мы разбирали отдельно — штрафы по воинскому учёту доходят до 400 000 ₽, и на практике их считают по каждому работнику отдельно.

Не уверены, кто из ваших сотрудников подлежит учёту и какие документы нужны именно вам? Бесплатная анкета покажет список за пару минут — дальше вернётесь к инструкции с готовым перечнем.

Кто из работников подлежит воинскому учёту

По пункту 14 Положения в организации на воинском учёте состоят две категории:

призывники — мужчины 18–27 лет, не пребывающие в запасе;
военнообязанные — граждане, пребывающие в запасе: уволенные с военной службы, прошедшие военные кафедры, получившие освобождение или отсрочки до 27 лет, прошедшие альтернативную службу — а также женщины с военно-учётными специальностями.

Про женщин забывают чаще всего. Перечень специальностей — в приложении к Положению, групп шесть: связь; ЭВМ и вычислительная техника; оптические и звукометрические средства измерения и метеорология; медицина (фельдшер, зубной врач, зубной техник, рентгенолаборант и другие); полиграфия; картография, топогеодезия, фотограмметрия и аэрофотослужба. Медсестра или фельдшер в штате — это, как правило, военнообязанная, и на неё распространяются те же обязанности учёта.

Если среди работников есть хотя бы один человек из этих категорий — учёт нужно вести. На практике это почти любая организация с мужчинами в штате.

Шаг 1. Назначить ответственного и издать приказы

За состояние учёта в любом случае отвечает руководитель (п. 9 Положения) — но вести его ежедневно должен назначенный работник. Нормы численности задаёт п. 12 Положения: до 500 состоящих на учёте — один работник по совместительству (обычно кадровик), от 500 до 2000 — один освобождённый, дальше больше; при двух и более таких работниках создаётся отдельное подразделение — военно-учётный стол. Малому бизнесу достаточно совместителя.

Оформляется это двумя документами: приказ о назначении ответственного за ведение воинского учёта и его должностная инструкция. Без приказа при любой проверке должностным лицом по всем составам окажется сам директор.

Шаг 2. Согласовать приказ и план работы с военкоматом

Здесь главное отличие воинского учёта от большинства кадровых обязанностей: часть документов не просто подписывается у себя, а согласовывается с военным комиссариатом.

Приказ об организации воинского учёта — образец задан Методическими рекомендациями Генштаба (приложение № 4); в форме приказа предусмотрен гриф «СОГЛАСОВАНО» военного комиссара муниципального образования. Если военкомата на территории нет — согласуется с органом местного самоуправления, ведущим первичный учёт.
План работы по ведению воинского учёта на год (приложение № 17 к Методрекомендациям) — тоже носит подписи с двух сторон: «УТВЕРЖДАЮ» руководителя и «СОГЛАСОВАНО» военкома.

Практический совет: несите оба документа в военкомат одним визитом — обычно согласуют за один заход. Заодно уточните на месте, какие сведения о вашей организации нужны военкомату для его собственного учёта: федеральные акты единой «карточки организации» не устанавливают, но на практике военкоматы часто просят заполнить свою форму при первом контакте.

Шаг 3. Проверить документы работников и завести карточки формы № 10

При приёме на работу ответственный за учёт обязан проверить у кандидата (подп. «а» п. 30 Положения): отметку в паспорте об отношении к воинской обязанности, наличие и подлинность документа воинского учёта и записей в нём, отметку о постановке на учёт по месту жительства, наличие мобилизационного предписания и жетона с личным номером Вооружённых Сил (если выдавался). Для уже работающих сотрудников это делается разом — при постановке учёта «с нуля». И одна процедурная деталь: если временно принимаете у сотрудника подлинник документа воинского учёта (например, для сверки) — выдайте расписку о приёме документов, форма задана методрекомендациями Генштаба (приложение № 14): без неё работнику нечем подтвердить, что документ у вас, а не утерян.

На каждого призывника и военнообязанного заводится карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту, — форма № 10 (приложение № 22 к приказу Минобороны № 700). Важная деталь, на которой ловят даже опытных кадровиков: форма № 10 заменила раздел 2 личной карточки Т-2 ещё с 08.01.2022. Если в интернете инструкция советует «заполнить раздел 2 карточки Т-2» — она устарела, и проверяющий это заметит.

Заполненные карточки раскладываются в картотеку по разделам: офицеры запаса; солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса; военнообязанные женского пола; призывники (внутри раздела — по алфавиту). Если на учёте больше 500 человек, заводится пятый раздел — для военнообязанных с мобилизационными предписаниями. Отметки о сверках и об изменении данных в карточке делаются простым карандашом — это требование инструкции Минобороны, и при проверке на него смотрят.

Шаг 4. Наладить постоянные процессы

Разовые приказы подписать легко. Штрафуют — за процессы, которые не работают на постоянной основе:

Приём и увольнение → сведения в военкомат за 2 недели (подп. «а» п. 32 Положения). Наняли или уволили военнообязанного — в течение двух недель отправьте сведения в военкомат. Пропущенный срок — состав ст. 21.4 КоАП.
Изменения данных → тоже 2 недели (подп. «е» п. 32): семейное положение, образование, подразделение, должность, место жительства, состояние здоровья — внести в карточку и сообщить листком в военкомат.
Ответы на запросы военкомата — 2 недели (подп. «б» п. 32).
Повестки → оповестить и отпустить (подп. «ж» п. 32): получили повестку на работника — оповестите его и обеспечьте возможность явки (алгоритм на оба сценария). Фиксируйте всё в журнале вручения повесток с подписью работника — без него при проверке нечем доказать факт оповещения, а это состав ст. 21.2 КоАП с вилкой до 400 000 ₽ организации.
Памятка на стенде. Распечатайте и разместите памятку об обязанностях работников по воинскому учёту там же, где висят памятки по охране труда и пожарной безопасности, — она снимает часть вопросов сотрудников до того, как они дойдут до кадровика.

И контекст 2026 года: сведения о воинском учёте стекаются и в единый электронный реестр (ст. 8.2 закона № 53-ФЗ), а повестки фиксируются в реестре повесток — но обязанностей организации по срокам это не отменяет и не меняет: две недели остаются двумя неделями.

Шаг 5. Запомнить календарь

Обязанность	Срок	Основание
Сведения о приёме/увольнении	2 недели	п. 32 «а» Положения
Сообщение об изменениях данных	2 недели	п. 32 «е»
Ответ на запрос военкомата	2 недели	п. 32 «б»
Списки юношей 15–16 лет	ежегодно в сентябре	п. 32 «в»
Списки подлежащих первоначальной постановке	до 1 ноября	п. 32 «в»
Сверка карточек с данными военкомата	не реже 1 раза в год	п. 32 «г», «д»; п. 36 приказа № 700

Сверка идёт в два приёма: сначала карточки сверяются с документами воинского учёта самих работников, затем — с данными военкомата (дату и порядок назначает военкомат). Факт сверки отмечается в карточках и в плане-графике.

Условные блоки: женщины с ВУС и бронирование

Именной список женщин с военно-учётными специальностями подаётся в военкомат, если такие сотрудницы есть. Часть граф списка (категория годности, данные военного билета) заполняет сам военкомат — их оставляют пустыми.

Бронирование граждан, пребывающих в запасе, — отдельный контур, и подлежит ли ему организация, определяет комиссия по бронированию, а не сама организация. Конкретные перечни забронированных должностей и бланки — документы для служебного пользования, их выдаёт комиссия. Если вы малый бизнес и брони у вас нет — этот блок вас, скорее всего, не касается; если есть — начните с запроса в военкомат по месту учёта организации.

Кто и как проверяет

Контроль за ведением воинского учёта осуществляют органы военного управления, военные комиссариаты и органы местного самоуправления (п. 33 Положения). Проверка — это проверка документов: приказ с согласованием, карточки, журналы, подтверждения отправки сведений. Результаты заносятся в журнал проверок — зарегистрированный, пронумерованный, прошнурованный, опечатанный и заверенный подписью руководителя (п. 62 инструкции Минобороны); хранится он не менее пяти лет и должен существовать до проверки, а не заводиться под неё.

Частые вопросы

У нас три сотрудника. Нам правда нужен весь этот комплект? Если среди них есть хотя бы один военнообязанный или призывник — да, обязанности те же: Положение не делает исключений по размеру организации. Различается только нагрузка: при штате до 500 состоящих на учёте достаточно одного ответственного по совместительству.

Сколько времени занимает постановка учёта с нуля? Основной объём — один-два рабочих дня: приказы, инструкция, карточки на текущих работников, план. Плюс визит в военкомат на согласование. Дальше — только поддержание сроков из календаря выше.

Что будет, если не вести учёт? Штрафы по главе 21 КоАП: за неоповещение о повестке — до 400 000 ₽ организации плюс 40 000–50 000 ₽ должностному лицу; за непредставленные списки к первоначальной постановке — тот же порядок, до 400 000 ₽ организации (ст. 21.1); за просрочку сведений — 40 000–50 000 ₽ должностному лицу. На практике каждое нарушение считается отдельным эпизодом. Полный разбор с таблицей — в статье о штрафах за нарушение воинского учёта.

В штате только женщины — нужен ли учёт? Если ни у одной из сотрудниц нет военно-учётной специальности из приложения к Положению — вести учёт попросту не на кого. Но обязанность проверять документы воинского учёта при приёме на работу никуда не девается: наняли первого военнообязанного или призывника — с этого дня учёт начинается.

Учёт не вели годами. Что теперь — признаваться? Штрафуют не за «отсутствие учёта» как таковое, а за конкретные невыполненные обязанности: несданные сведения, неоповещение о повестке, непредставленные списки. Чем раньше поставите учёт, тем меньше открытых эпизодов и тем сильнее ваша позиция к моменту проверки: согласованный с военкоматом приказ и разложенная картотека выглядят убедительнее любых объяснений.

Где взять сами документы? Формы разбросаны по трём источникам: Положение № 719, приказ Минобороны № 700 и Методические рекомендации Генштаба. Наш конструктор собирает весь комплект — приказы, должностную инструкцию, карточку формы № 10, журналы, план работы и чек-лист внедрения — под реквизиты вашей организации, от 1 990 ₽. А бесплатная анкета за пару минут покажет, какие документы нужны именно вам.

Чек-лист: комплект документов с нуля

Развёрнутый справочник по каждому документу — с основаниями, номерами приложений и сводной таблицей — в полном перечне документов по воинскому учёту.

Приказ о назначении ответственного за воинский учёт + его должностная инструкция
Приказ об организации воинского учёта — с грифом «СОГЛАСОВАНО» военкома
План работы на год — «УТВЕРЖДАЮ» + «СОГЛАСОВАНО»
Карточки формы № 10 на всех военнообязанных и призывников
Картотека по разделам
Журнал учёта и вручения повесток
Журнал проверок — зарегистрирован, прошнурован, опечатан
Бланки: сведения о приёме/увольнении, листок сообщения об изменениях, расписка о приёме документов
План-график сверок
Памятка работникам на стенде
Если есть женщины с ВУС — именной список для военкомата

Итог

Постановка воинского учёта с нуля — это один плотный заход: ответственный назначен приказом, приказ и план согласованы с военкоматом, на каждого военнообязанного заведена карточка формы № 10, картотека разложена, журналы готовы. После этого остаётся держать три ритма: две недели на любое кадровое событие, сентябрь–ноябрь на ежегодные списки, раз в год — сверка. Всё это заметно дешевле, чем один разговор с проверяющим без единого документа на руках.

Собрать пакет документов воинского учёта →